In vielen deutschen Büros wird täglich wertvolle Arbeitszeit verschwendet – nicht etwa wegen mangelnder Motivation der Mitarbeitenden, sondern aufgrund veralteter Prozesse. Das belegt eine aktuelle Studie und zeigt, wo die größten Zeitfresser lauern – und was Unternehmen dagegen tun können.
Ein weit verbreitetes Problem: Mitarbeitende müssen häufig lange nach Informationen suchen, die tief in den digitalen Ablagestrukturen der Unternehmen vergraben sind. Diese aufwendige Recherche kostet nicht nur Nerven, sondern auch viel Zeit. Laut einer Untersuchung von Lucid Software ist das ein strukturelles Problem.
Wie viel Zeit geht im Büroalltag wirklich verloren?
Für die Studie wurden mehr als 2.100 Beschäftigte weltweit befragt, darunter 272 in Deutschland. Fast die Hälfte (49 %) der deutschen Teilnehmer:innen gab an, täglich ein bis zwei Stunden im Büro allein mit der Suche nach relevanten Informationen zu verbringen. Noch gravierender: 39 % müssen regelmäßig Dokumente komplett neu erstellen, weil die Originale nicht mehr auffindbar sind.
Rechnet man diese Zeitverluste hoch, verschwenden viele Büroangestellte in Deutschland mehr als 300 Stunden pro Jahr mit Aufgaben, die durch bessere Strukturen vermieden werden könnten. Weitere Zeitkiller: 44 % kritisieren langsame Entscheidungsprozesse in ihren Unternehmen, während 38 % sich durch häufige Meetings in ihrer Arbeit unterbrochen fühlen.
Das Problem verschärft sich
Im Vergleich zu früheren Jahren hat sich die Situation sogar verschlechtert. 2023 berichteten 37 % der Befragten von Problemen durch unterschiedliche Informationsstände im Team – 2024 sind es bereits 44 %. Auch Führungskräfte kämpfen: 43 % von ihnen fällt es schwer, Prozessdokumentationen stets aktuell zu halten.
Viele sehen in besserer Dokumentation einen möglichen Ausweg. Wenn Informationen, Entscheidungswege und Unternehmensdetails zentral und leicht zugänglich festgehalten werden, lassen sich Rückfragen und unnötige Meetings deutlich reduzieren. Zwei Drittel der Befragten (65 %) glauben, dass sie durch eine klare, aktuelle Prozessdokumentation täglich mindestens eine Stunde Arbeitszeit einsparen könnten.
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